Rechtliche Informationen

Datenschutzerklärung

Stand: 3. November 2026

1. Verantwortlicher

Niklas Müller
's-Heerenberger Straße 201
46446 Emmerich am Rhein
Deutschland
kontakt@praxislager.info

2. Geltungsbereich und Rollen

Diese Erklärung gilt für die Website und die Web-App PraxisLager. Soweit eine Arztpraxis PraxisLager zur Verwaltung eigener Lager- und Beschäftigtendaten nutzt, ist grundsätzlich die jeweilige Praxis datenschutzrechtlich Verantwortliche. PraxisLager verarbeitet diese Daten als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Die Praxis entscheidet, welche Beschäftigten Zugang erhalten und welche Daten eingetragen werden.

PraxisLager ist nicht zur Speicherung von Patientenakten, Diagnosen, Behandlungsdaten oder sonstigen Gesundheitsdaten bestimmt. Solche Daten dürfen nicht in Freitextfelder, Artikelbezeichnungen oder Anhänge eingetragen werden.

3. Bereitstellung der Website

Beim Aufruf verarbeitet der Hostinganbieter technisch erforderliche Verbindungsdaten wie IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite sowie Browser- und Geräteinformationen. Zweck ist die sichere und fehlerfreie Bereitstellung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Website wird bei IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur, gehostet.

4. Benutzerkonten und Nutzung der App

Für Anmeldung und Betrieb verarbeiten wir insbesondere E-Mail-Adresse, Anzeigename, Praxiszuordnung, Rolle, Sitzungsdaten sowie von Nutzern ausgelöste Lagerbuchungen und organisatorische Protokolle. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO beziehungsweise bei Beschäftigten der nutzenden Praxis Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO und die jeweilige Rechtsgrundlage der Praxis.

Authentifizierung und Datenbankbetrieb erfolgen über Supabase. Das eingesetzte Projekt wird in der EU-Region eu-west-1 betrieben. Zugriffe werden über Rollen und Datenbankrichtlinien auf die jeweils zugeordnete Praxis begrenzt.

5. Lager-, Bestell- und Lieferdaten

Verarbeitet werden Artikel, Bestände, Standorte, Lieferanten, Bestellungen, Lieferungen, Barcodes, Ablaufdaten und dazugehörige Bearbeitungsprotokolle. Diese Daten dienen ausschließlich der organisatorischen Lagerverwaltung. Rechtsgrundlage ist der Vertrag über die Nutzung von PraxisLager und, soweit personenbezogene Angaben betroffen sind, die dokumentierte Weisung der jeweiligen Praxis.

6. Lieferschein-Erkennung

Wenn die optionale KI-Erkennung verwendet wird, werden die vom Nutzer ausgewählten Lieferschein-Inhalte zur Texterkennung und strukturierten Auswertung an Groq übermittelt. Vor der Übermittlung sind nicht benötigte personenbezogene Daten zu entfernen. Die Funktion darf nicht für Patientenunterlagen verwendet werden. Drittlandübermittlungen erfolgen nur unter Beachtung der Art. 44 ff. DSGVO und geeigneter vertraglicher Garantien.

7. Zahlungsabwicklung

Für kostenpflichtige Abonnements nutzen wir Stripe Payments Europe, Limited, 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, Irland. Stripe verarbeitet insbesondere Rechnungs-, Kontakt-, Zahlungs- und Transaktionsdaten. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO. Zahlungsdaten werden nicht vollständig auf unseren eigenen Systemen gespeichert. Soweit Stripe Daten außerhalb des EWR verarbeitet, erfolgt dies nach den von Stripe vorgesehenen Garantien gemäß Art. 44 ff. DSGVO.

8. Backups und Sicherheit

Zur Wiederherstellung werden verschlüsselte Sicherungen in einem für die EU konfigurierten Cloudflare-R2-Speicher abgelegt und grundsätzlich nach 90 Tagen gelöscht. Zusätzlich bestehen technisch erforderliche Datenbanksicherungen. Wir setzen unter anderem TLS-Verschlüsselung, rollenbasierte Zugriffe, getrennte Praxisbereiche, Protokollierung und beschränkte Administrationszugänge ein.

9. Kontaktaufnahme

Bei Kontakt per E-Mail verarbeiten wir die übermittelten Angaben zur Bearbeitung der Anfrage. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b oder f DSGVO. Geschäftlich und steuerrechtlich relevante Kommunikation kann entsprechend gesetzlicher Aufbewahrungspflichten gespeichert werden.

10. Technisch notwendige Speicherung

PraxisLager verwendet technisch notwendige lokale Speicherungen und Authentifizierungsinformationen, damit Anmeldung, Sicherheit und App-Funktionen bereitgestellt werden können. Nicht notwendige Analyse- oder Werbe-Cookies werden derzeit nicht eingesetzt. Rechtsgrundlage für technisch notwendige Zugriffe ist § 25 Abs. 2 TDDDG.

11. Speicherdauer und Löschung

Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für Vertrag, Betrieb, Sicherheit oder gesetzliche Pflichten erforderlich ist. Praxis-Admins können einen Datenexport anfordern und die eigene Praxis löschen. Nach Vertragsende werden Produktivdaten grundsätzlich innerhalb von 30 Tagen gelöscht, soweit keine gesetzlichen Pflichten entgegenstehen; verschlüsselte Sicherungen laufen anschließend innerhalb ihrer Aufbewahrungsfrist von höchstens 90 Tagen aus.

12. Empfänger und Unterauftragnehmer

Wir setzen insbesondere IONOS (Hosting und E-Mail), Supabase (Authentifizierung und Datenbank), Cloudflare R2 (verschlüsselte Backups), Stripe (Zahlungen) und bei aktiver Nutzung Groq (Lieferschein-KI) ein. Einzelheiten enthält die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung.

13. Ihre Rechte

Betroffene Personen haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Anfragen zu Daten innerhalb einer Praxis sind zunächst an die jeweilige Praxis zu richten. Außerdem besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.

14. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich Funktionen, Dienstleister oder Rechtslage ändern. Die aktuelle Fassung ist stets auf dieser Seite abrufbar.